【会議・ミーティングの効率化】時間短縮して生産性を高める5つの方法

会議・ミーティングを効率的に進めて生産性を高めよう!

非効率で無駄な会議が多いという現状

どんな職場であれ組織として運営をしてゆく上で会議は欠かせない業務の一つです。

様々な会議が行われているかと思いますが、それらの会議は意味のある会議となっているでしょうか?

ダラダラと時間だけが流れて結局なにを話したのかすらわからないまま終わってしまっている会議にになっていないでしょうか?

疲労感と精神的なストレスだけが残り、なにも決まらずまた次の会議が必要となる。。

そんな非効率で無駄な会議・ミーティングが現場では行われていることが少なくありません。

 

 

早く帰るために。会議の効率アップする工夫が必須

最近は過剰な残業が社会的な問題になっていますよね。

本当にこれはなんとかしないといけません。

残業が増えてしまう原因の一つが会議の効率の悪さ。

早く帰りたいのに会議。
会議は多くの人の時間を奪います。

「早く会議終わらないかなー」ではなく、早く帰るためにこそ会議を効率化する努力が必要になるのです。

会議が効率的で生産性を高められれば、結果的に業務全体の改善につながりスタッフ全体の早期帰宅の実現につなげてゆくことができるはずです。

 

 

①会議の目的・終了条件を明確にしておこう。

会議は集まることが目的ではありません。

目的は何かを決めることです。

定例ミーティングみたいなものは、集まること自体が目的となっている場合があるので注意が必要です。

「とりあえず集まってから考えよう!」なんて言っていると、時間がとられるだけでそれは結果的に何も生み出しません。

会議は目的を明確にし、それを会議に参加する人に周知することが大切です。

単に「会議の目的」とすると抽象的で曖昧になってしまうので、その会議ごとに「終了条件」という表現にすると明確になるのでオススメです。

「終了条件」とは「この会議ではこの内容を決定することができたら終了にしていい」という目標設定です。

この目標を参加者全員が共通認識をして会議を進めてゆくことで、ゴールがはっきりするので効率性が高かまり結果も出しやすくなります。

 

 

 

②事前準備は必須!「会議の進め方」を考えておこう。

「準備をせずに、スタッフが集まれば何か良いアイディアが生まれて何かが決まるのではないか」というのはただの幻想です。

会議を効率的に行うには、会議の事前準備をするということは鉄則です。

会議の準備をするのは全員がやる必要はありません。

基本的にはその会議の進行をするリーダーが行えばよいと思います。

一人がサッと準備をして、全員でキチンと議論をして納得感の高い結論を短時間でだすようにしましょう。

準備とはパワーポイントなどで綺麗に資料をつくることではありません。

準備でも最も大切なことは「会議の進め方」を考えるということです。

 

 

1)会議の目的・終了条件を考え、先に共有しておく

これは①で説明た内容ですがやはりここを事前にしっかりとリーダーが決めておくことが重要となります。

会議当日にメンバーに共有するのではなく、事前に簡単に「目的と終了条件」だけでもメールや文書で提示しておき各人がその内容について考えてもらうように宿題をだしておくようにするとよいです。

繰り返しになりますが、終了条件とは会議の「落とし所」でありこれを明確にしておかないと議論が混沌とした場合に収拾がつかなくなります。

 

2)会議の時間配分を決めておく

会議の合計の時間と各議題にかかる時間をあらかじめ想定しておきましょう。

例えば、1時間の会議で5つ議題があったとしましょう。

【時間配分の例】
・議題1:10分
・議題2:20分
・議題3:20分
・議題4:5分
・議題5:5分

それぞれにかける時間配分を決めておかないと時間が足りなくなって最初の3つしか議論できなかったという結果になってしまうことがあります。

少々面倒な作業ですが、各議題での時間のリミットを決めることで議論の無駄な脱線を防ぐことができます。

 

3)参加者の状態を知っておく

会議に参加するメンバーは全員が同じ知識や情報があるわけではありません。

メンバーが「なにを知っていて、何を知らないのか?」をリーダーは簡単にでもいいので把握しておくようにしましょう。

参加者が会議の内容についていけずに置いてけぼりになってしまったり、疑問や不満を抱えたまま進行してしまうと最終的に意見がかみ合わずに終了条件にたどり着けなくなってしまいます。

 

4)議事録を作成しておく

議事録はその会議の内容を記録しておく上でとても大切な役割を果たします。

議事録を作っておかないと、後から振り返ったときにその会議で決まったことなどが参加者の記憶の中でしかないため曖昧になってしまいます。

人の記憶は都合のいいように歪んでしまって保存されてしまうことが多いため、それぞれで認識がズレてしまいやすくなるので注意が必要です。

また、不参加だったメンバーに内容を共有するのにも役立ちます。

議事録は会議に事前に作成しておき、議題などを明記しておくことで当日の配布資料としても使えます。

 

 

③ホワイトボードを積極的に活用しよう!

ホワードボードを使用しよう!

ホワイトボードは会議をする上で必須アイテムと言っても過言ではありません。

資料配布して必要な情報を共有することも大切ですが、会議中に全員が資料ばかりみて下を向いているのは良くありません。

ホワイトボードを使用して会議することで議論が空中戦にならずに見える化されるので、議論の焦点が明確になったり議論への参加意識を高めることができます。

さらに、ホワイトボードのよい点は会議終了後にそのホワイトボードに書かれた内容を写真などで保存をしておくことで議事録の代わりにもなるという点です。

 

ホワイトボードに書くとよい内容

【開始前に書いておく】
・会議の目的・終了条件・時間配分

【会議中に書く】
・参加者の発言をそのまま書く
・各議題の論点
・決定事項

【+α】
・文字だけでなく、図やイラストを使用して整理する

 

 

大きなホワイトボードがない!という方へ。

職場環境によってはホワイトボード自体がないよ!という方もいるでしょう。

そんな方にはこんなアイテムがおすすめです。

ノート型の携帯できるホワイトボードです。

5人程度の少人数の会議であればこれで十分対応できますよ。

 

 

⑤「会議が上手くいった!」という経験をさせよう。

以外とこれが大切。

会議に対してポジィティブな経験をさせることです。

せっかく忙しい時間を割いて会議に出席したのに、延々と議案と関係のない話ばかり聞かされたとか、結局何も決まらなかかったということが続くと、だれもがうんざりしてしまします。

そして、次も同じような会議に出席しなければならないのかと考えると、モチベーションがどんどんと下がってしまいます。

このような悪循環に陥ってしまうとメンバー全体の雰囲気が悪くなり、より一層議論がしにくくなってしまうので注意です。

「会議の進行がスムーズにできて予定時間より早く終わった!」

「会議をしたことで問題点が解決された!」

「自分の意見が会議で受け入れられて、組織を動かすことができた!」

会議をしたら何か一つでもいいので、必ず会議の目的にあった結論を導きだすことです。

そうすれば、「自分たちの時間は無駄に使われなかった」「良い方向へ進む一歩が踏み出せた」というポジティブな経験ができます。

メンバーが会議に対してポジィティブな経験をすると、より一層会議の意義や効率性を高めることに対して意識が向くようになるので良い循環にシフトしてゆくはずです。

 

 

会議でフレームワークは使ったほうがいいのか?

フレームワークの例

「フレームワーク」をご存知でしょうか?

ビジネスフレームワークは、たくさんの情報・状況を整理する観点を提供してくれるツールです。

フレームワークはロジックツリー・3C・SWOTなど様々な種類があります。

なんだかフレームワークを使用すると、情報がキレイに整理されてカッコイイし仕事できる感じがしますよね。

しかし、現場での会議でいきなりフレームワークを持ち出してきても必ずしも上手くいくとは限りません。

フレームワークを使用することが目的になってしまうと、逆にそれにしばられて本当に議論したい内容からずれてしまうからです。

さらに、フレームワーク自体に馴染みのないメンバーとっては難しく感じてストレスになってしまいます。

一方で、ある程度使用した経験したことのあるメンバーのみで議論をする場合には、フレームワークは情報を整理して効率的に問題を解決するための強力なツールになると思います。

 

 

さらに勉強したい方はこちらの本がおすすめ!

この本は本当にわかりやすくておすすめです。

よく現場である会議・ミーティングに関する悩みを物語形式でわかりやすく解説してくれています。

会議のコツは一人が理解していても上手く運営できないので、メンバーの共通理解を高めるためにまわし読みをするといいですよ!

 

 

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